Foto: Gerd Altmann/Pixabay
Gestores precisam ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada dos processos de compras. A automatização de processos consiste em transformar etapas que eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos que contam com a ajuda de tecnologia. A automatização não serve para substituir a atividade humana, mas para otimizar recursos e facilitar o trabalho dos profissionais de uma maneira geral.
Fundamenta-se, por exemplo, na coleta, análise e armazenamento de dados, assim como na execução de determinadas tarefas produtivas e na facilitação de tomadas de decisão. Para tanto, são utilizadas soluções de tecnologia que permitem à empresa reduzir os custos de operação e otimizar sua produtividade.
Os benefícios da automatização de processos
Uma automatização de processos serve mais do que para se adaptar às novas necessidades e possibilidades trazidas pela tecnologia. Serve também para que o negócio se beneficie amplamente e consiga obter resultados cada vez melhores em curto e a longo prazo. Dentre as vantagens estão questões como:
Aumento da produtividade - Com os processos automatizados, reduz-se consideravelmente o tempo necessário para que uma tarefa seja realizada. Ainda no caso de um setor de compras, como no caso das cotações que ficam muito mais ágeis com os dados centralizados e o envio eletrônico de requisição. Isso garante que seja necessário menos tempo pesquisando por fornecedores e inserindo informações na plataforma.
A automatização é especialmente benéfica, pois oferece um aumento considerável da produtividade do profissional de compras. Com a gestão de pedidos online, é possível controlar o envio e o recebimento dos pedidos aos fornecedores. Eventualmente, isso pode significar uma maior lucratividade para a empresa.
Redução dos custos - Inclusive, o aumento nos lucros também está diretamente relacionado à redução de custos que processo de automatização oferece. É possível, por exemplo, diminuir a quantidade de pessoas trabalhando sobre um processo, designando outros profissionais para atividades mais estratégicas.
A diminuição de tempo necessário para executar o processo também reduz o uso de recursos. Com a automatização, o processo de compras, por exemplo, se torna mais rápido e, com isso, mais barato e mais lucrativo para o negócio.
A redução de custos no setor de compras, inclusive, diz respeito ao fato de que ele garante ser possível encontrar melhores condições de compra, diminuindo os gastos associados a todo esse processo.
Maior confiabilidade de dados - Quanto mais manual é um processo, maior é a dificuldade que existe em garantir que as informações sejam corretas e seguras. Para quem é responsável pela cadeia de suprimentos, ter dados estritamente manuais pode significar contatos desatualizados, preços defasados e, com isso, perda de boas oportunidades de compra.
Já com a automatização, há mais garantias de que todos os parâmetros estejam dentro do esperado. Além disso, diminui o número de erros, o que também diminui a necessidade de retrabalho, favorecendo a eficácia dos profissionais.
Padronização de processos - Quanto mais automatizado é um processo, menores tendem a ser os desvios em relação à operação. É exatamente isso que garante ao negócio maior produtividade e que colabora para a melhoria dos resultados em geral.
Um dos benefícios da automatização é justamente a possibilidade de padronização, onde determinados processos acontecem da mesma maneira e de forma contínua. Com isso, garante tanto a qualidade quanto o controle, de modo a fazer com que seja possível que a gestão tenha completa visibilidade sobre o processo em questão.
Além do mais, essa é uma característica que colabora para que a empresa tenha rotinas repetíveis e escaláveis, sendo mais fácil repetir resultados considerados positivos. No setor de compras, por exemplo, torna mais fácil a identificação de novas oportunidades tão vantajosas quanto as anteriores, colaborando para que as aquisições sejam mais assertivas e garantam a qualidade necessária do produto ou serviço desejado.
Centralização de informações e de controle - O uso de recursos para automatizar processos normalmente garante que as informações coletadas sobre as compras permaneçam centralizadas, permitindo que a gestão acompanhe em tempo real a evolução de um determinado processo.
Mais do que isso, é possível garantir a integração com outros setores do negócio. Diante da cadeia de suprimentos, é possível garantir integração entre as áreas de compras, de estoque e de vendas graças à automatização. Dependendo do nível dos produtos vendidos e em estoque, nota-se a necessidade de realizar ou não novas aquisições.
Além disso, gera informações mais facilmente sobre as últimas compras, custo total do último mês, histórico de preços do fornecedor e assim por diante. A análise se torna mais dinâmica e com a resposta mais rápida.
Incremento na transparência - A transparência corporativa é um dos pontos mais fundamentais para o sucesso. É necessário agir com clareza, por exemplo, com os próprios clientes internos, bem como com os stakeholders e os próprios clientes.
Estabelecendo parâmetros adequados e usando a automatização, reduz-se o risco de a interferência humana produzir resultados indesejados e que prejudiquem o negócio. Se um gestor de compras utilizar uma solução de automatização de compras, por exemplo, vai conseguir embasar e justificar de maneira transparente a escolha de determinado fornecedor.
Melhoria quanto à tomada de decisão - Outro ponto muito importante é que a automatização de processos também contribui para a otimização da tomada de decisão, deixando-a fique mais assertiva com dados confiáveis. Um gestor de compras consegue antever com mais precisão qual é o momento de aproveitar determinada oferta ou quando é o momento propício de renegociar com fornecedores atuais.
Aumento da competitividade - Todos esses fatores colaboram para que, ao final, o negócio seja considerado mais competitivo em relação aos concorrentes. Em primeiro lugar, a tomada de decisão mais assertiva garante que ótimas oportunidades sejam prospectadas e aproveitadas no momento certo.
Do ponto de vista das compras B2B, todas essas características também ajudam a evitar o desabastecimento, assim como materiais encalhados no estoque. Dessa forma, o negócio capta mais recursos e se posiciona melhor no mercado.
Fonte: Mercado Eletrônico
